Privacy policy

1. Algemeen

Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken. De Randstedelijke Rekenkamer (verder: de rekenkamer) verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. Daarom beschrijft de rekenkamer graag waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

2. Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken

 

2.1 Onderzoeken

De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het provinciebestuur gevoerde bestuur. Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW- of subsidiegegevens). Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.
Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de provincie of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de provinciewet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen.
Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Zeer sporadisch zou het kunnen voorkomen dat wij u om bijzondere persoonsgegevens vragen.  Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw provinciaal dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.
Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw naam en functie op in ons rapport.

2.2 Onderzoek gerelateerde activiteiten

Contact met politici
Van politici die verbonden zijn aan de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn.
Bij het benaderen van statenleden voor ons onderzoeksprogramma en/of onze onderzoeken nemen wij een zo groot mogelijke spreiding van politieke overtuiging in acht.

Evenementen en bijeenkomsten
De rekenkamer organiseert evenementen en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij gegevens. Wij vragen u toestemming om de gegevens te mogen hergebruiken voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de rekenkamer.

Bekendmaken van onderzoeksresultaten
De onderzoeksrapporten van de rekenkamer zijn openbaar en worden gepubliceerd op haar website. De rekenkamer stuurt bij publicatie een link toe aan personen, die daarvoor belangstelling hebben getoond alsmede naar een aantal persvertegenwoordigers.

3. Beveiliging

De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan.

Deze maatregelen zijn, conform de geldende provinciale beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Interprovinciale Baseline Informatiebeveiliging (IBI), opgenomen in ons informatieveiligheidsbeleid.

4. Bewaartermijn

De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld.

4.1 Bewaartermijn onderzoeken

Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen één jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, worden de persoonsgegevens na publicatie gewist.
Op grond van de archiefwet is de rekenkamer verplicht sommige persoonsgegevens te archiveren. Welke dat zijn, is vastgelegd in de selectielijst die de rekenkamer op grond van de archiefwet heeft vastgesteld. Zijn persoonsgegevens eenmaal permanent gearchiveerd, dan betekent het niet dat persoonsgegeven automatisch openbaar worden. De archivaris bepaalt welke persoonsgegevens wanneer mogen worden geraadpleegd.

4.2 Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten

De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de provinciale staten of commissie. Binnen drie maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens.
Na een evenement of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.
Voor het bekendmaken van onderzoeksresultaten bewaren we de gegevens van belangstellenden en de persvertegenwoordigers een jaar.

5. Delen met anderen

De rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

6. Uw rechten

Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld via een enquête, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar Randstedelijke Rekenkamer, Teleportboulevard 110, 1043 EJ Amsterdam. Ter verificatie dat het verzoek van u afkomstig is, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen. Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u om op deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. De Rekenkamer zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

7. Cookies

De rekenkamer heeft een website www.randstedelijke-rekenkamer.nl  Op deze website maakt de rekenkamer gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden, zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat, de website zal dan minder optimaal werken. Daarnaast kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Wij maken gebruik van Google Analytics en combineren die dienst niet met andere Google-diensten (‘gegevens delen’ is uitgezet). Wij hebben via onze websitebeheerder een verwerkersovereenkomst met Google gesloten en afgesproken dat Google de verzamelde persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mag gebruiken. Tot slot maskeren wij de laatste acht cijfers van uw IP-adres.

8. Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met de Randstedelijke Rekenkamer via info@randstedelijke-rekenkamer.nl of 020- 581 85 85 of met de Functionaris Gegevensbescherming mr. A. Buurma via abu@vijverbergjuristen.nl of 079 363 1919.

Aanvullende informatie over hoe wij in algemene zin met vertrouwelijke gegevens binnen de rekenkamer omgaan kunt u vinden in ons informatieveiligheidsbeleid. Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de rekenkamer is vastgelegd in het verwerkingsregister.
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens.
U kunt uw klacht schriftelijk richten aan Randstedelijke Rekenkamer, Teleportboulevard 110, 1043 EJ Amsterdam. Zorg ervoor dat uw klacht uw naam, (email)adres en telefoonnummer bevat, zodat wij contact met u kunnen opnemen, en zorg dat u aangeeft waar de klacht over gaat. Voorzie de klacht van een dagtekening. Wij zullen de ontvangst van uw klacht bevestigen en in behandeling nemen.
Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.